Formulario I-9: el cambio que deben revisar empleadores y trabajadores antes del 31 de julio

El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (Uscis, por sus siglas en inglés) recordó que los empleadores deben revisar la edición y la fecha de vencimiento del Formulario I-9 que utilizan para verificar la identidad y autorización laboral de cada nueva contratación. El control es especialmente importante para quienes usan sistemas electrónicos, ya que algunas versiones vencen el 31 de julio.

Los empleadores con sistemas electrónicos deben controlar dos datos en el Formulario I-9 y en sus instrucciones. La edición vigente debe aparecer al pie de la página con la fecha de “01/20/25″, equivalente al 20 de enero de 2025. En tanto que el vencimiento figura en el encabezado como “05/31/2027″, es decir, 31 de mayo de 2027, según informó el Uscis en su web oficial.

Las empresas también pueden utilizar la edición del 1° de agosto de 2023 si muestra vencimiento el 31 de mayo de 2027. Esa versión figura como “08/01/23” en la parte inferior del formulario y de sus instrucciones, y como “05/31/2027” en la parte superior.

El Formulario I-9 se usa para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos. Todos los empleadores del país norteamericano tienen que completarlo correctamente por cada incorporación, incluidos ciudadanos y extranjeros.

El trabajador debe declarar su autorización laboral y presentar documentos aceptables como prueba de identidad y permiso para desempeñar tareas. Luego, la empresa revisa esa documentación para determinar si parece genuina y si corresponde a la persona contratada.

El jefe debe registrar la información documental en el Formulario I-9. En ciertos casos, las compañías que eligen examinar papeles de manera remota bajo un procedimiento alternativo autorizado por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS, por sus siglas en inglés) deben marcar la casilla prevista para indicar ese método.

El documento no se presenta ante Uscis ni ante el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE, por sus siglas en inglés). La empresa debe conservarlo en sus archivos por cada persona de la nómina que esté obligada a completarlo.

Los contratantes tienen que conservar el documento durante tres años después de la fecha de contratación o durante un año después de la terminación del empleo, según el plazo que sea el posterior. También se encuentran obligados a mantener disponibles los registros ante una inspección oficial por parte de las autoridades.

El registro se organiza en cuatro partes, aunque no todas se completan en todos los casos:

• Página 1: reúne las secciones principales. Allí el empleado declara su autorización para trabajar y el empleador registra la revisión de los documentos presentados.
• Página 2: incluye la lista de documentos aceptables que la empresa debe poner a disposición del trabajador, ya sea impresa o mediante un enlace.
• Suplemento A: se utiliza cuando el empleado recibe ayuda de un preparador o traductor para completar la primera sección.
• Suplemento B: corresponde a situaciones de reverificación de autorización laboral o recontratación.

La planilla está disponible en inglés y en español, junto con sus respectivas instrucciones. Sin embargo, la versión traducida solo puede reemplazar a la edición principal cuando el empleador se encuentra en Puerto Rico.

En el resto de Estados Unidos, las empresas deben completar el trámite en inglés. El material en otra lengua puede usarse como herramienta de apoyo para empleadores y trabajadores.

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